- Nombre del productor: Ayuntamiento de Chinchón.
- Historia institucional e historia general del archivo:
La historia del Ayuntamiento de Chinchón, lógicamente está ligada a la historia del Concejo de Chinchón. Éste, en sus primeros años, tras la reconquista de la comarca en 1139, está vinculado a Segovia por su pertenencia jurisdiccional a este concejo como cabeza del Sexmo de Valdemoro. El primer documento que se conserva en el Archivo Histórico data de 1375: Enrique II de Castilla confirma una donación otorgada por la ciudad de Segovia en septiembre de 1375 en la cual dona a la Villa de Chinchón la dehesa boyal de Valdechinchón "Dada en Toro a Veynte e dos días de mill e quatrocientos trece años".
En la primera mitad del siglo XV, bajo el reinado de Juan II, los cargos que componían el concejo -- dos alcaldes ordinarios, cuatro jurados, dos fieles y dos alguaciles -- eran nombrados todos los años por los vecinos. De esta época son la mayor parte de los primeros documentos del Archivo Histórico. Posteriormente, durante el reinado de Enrique IV, que eleva a Chinchón a la categoría de villa, el ayuntamiento era presidido por un corregidor nombrado por la ciudad de Segovia. El sitio donde se reunía el concejo era el pórtico de la Iglesia de Santa María de Gracia o en el próximo cementerio. De 1449 hay un interesante documento en el que Enrique IV, como príncipe de Asturias; a petición de la villa de Chinchón manda al corregidor y alcaldes de la ciudad de Segovia que provean justicia sobre una querella entre Juan Álvarez, canónigo de Segovia, contra los cogedores y empradonadores de la villa de Chinchón sobre la pretensión del dicho canónigo de que sus apaniaguados, hortelanos y caseros vecinos de la dicha villa no paguen pechos y tributos.
En 1499 se compraron en la plaza pública unas casas a Juan Tinajero, para la construcción, en el primer tercio del siglo XVI, de la Casa - Ayuntamiento, que con diversas ampliaciones y mejoras ha llegado a nuestros días. Suponemos que allí se albergaría el primer fondo del Archivo Histórico en el tradicional arca de tres llaves.
En 1480 los Reyes Católicos ceden a los Marqueses de Moya, Andrés de Cabrera y Beatriz de Bobadilla, el Señorío de Chinchón, segregando el Sexmo de Valdemoro y Casarrubios de la ciudad de Segovia. Les fue otorgado con jurisdicción civil y criminal, rentas, pechos y derechos y con licencia para fundar y edificar una o más fortalezas. A partir de entonces los Señores de Chinchón harán los nombramientos de corregidor, alcaldes y demás cargos del concejo.
En 1520 Carlos V honró a Fernando de Cabrera y Bobadilla con el título de Conde de Chinchón, por su fiel defensa del Alcazar de Segovia frente al asalto de los comuneros. Los Condes continuarán haciendo los nombramientos de los cargos del concejo hasta la Guerra de la Independencia.
Del año 1563 se conserva en el Archivo Histórico una provisión Real de Felipe II, en la que a petición de la villa de Chinchón, manda que la villa de Valdelaguna envíe a la Chancillería de Valladolid el proceso del pleito que tienen entre ambas villas sobre las penas que se han de cobrar en el término que llaman de La Laguna
Nuestro archivo va adquiriendo importancia con el paso del tiempo por la riqueza y el número de documentos que contiene. Del año 1704 se conserva en el Archivo Histórico una pragmática impresa para que los informadores de las tres órdenes militares puedan manejar y tomar datos de los archivos, en presencia de los encargados de los mismos y sin sacar documentos, así de los Archivos Parroquiales como de las Escribanías y concejos. De la existencia de este impreso podemos deducir dos cosas: que el archivo era consultado frecuentemente y que probablemente había una persona encargada de su conservación y organización, aunque de esto último no tenemos pruebas que lo garanticen. Sin embargo sí podemos afirmar que ya por entonces se realizaban inventarios de documentos como lo demuestra el "inventario de papeles e instrumentos de todo un año" de 1742 que se conserva en el archivo.
En 1738 el infante Felipe de Borbón y Farnesio compra el Condado al XI Conde pasando así a estar estrechamente unido a los Borbones. En 1739 Felipe V otorga a la Villa de Chinchón el título de "Muy Noble y muy leal" por su lealtad durante la Guerra de Sucesión, título que lujosamente encuadernado se conserva entre los fondos del Archivo Histórico.
La importancia que va cobrando la conservación de los documentos se refleja en otro documento de 1759 firmado por el librero de la villa de Madrid Mateo Jarava, relativo a la encuadernación de "los papeles del Archivo General de Chinchón", de él podemos deducir que existía una incipiente organización: "... se ajustó con los señores del Ayuntamiento el encuadernar los papeles del Archivo General a los precios siguientes: cada registro que tenga necesidad de coserse y empergaminar con su rótulo y cartela [...], el registro que no tuviere más que empergaminar y hacer las cartelas y rótulo a tres y medio. Por las demás cartelas que se han de poner en los legajos de papeles sueltos y registros que no tengan que empergaminar, a medio real cada una..."
En 1808 tras la muerte de cuatro soldados franceses en el término de Chinchón, las tropas francesas entran a saco en la villa, arrasando durante tres días de destrucción que causaron la muerte de 86 vecinos, el incendio de iglesias y ermitas, con sus ornamentos y archivos y el robo de importantes obras de arte. Por suerte, el archivo municipal no corrió la misma suerte que el archivo parroquial y sus documentos reflejan lo ocurrido durante aquellos días. El 27 de septiembre de 1812 se juró la Constitución en la sala capitular del ayuntamiento.
En 1816, tras una inspección del Intendente General de la Provincia, en que se considera que la Casa Consistorial se encuentra en estado ruinoso, se toma el acuerdo del trasladar el Archivo General a una de las celdas del Convento de los Agustinos, con la aprobación del Padre Prior. Existe en el Archivo Municipal un expediente al respecto. Los documentos salen del Ayuntamiento en 1817 y no regresarán hasta 1827. El último documento que aparece en el expediente data de 1827 y es una solicitud de resolución dirigida al Intendente de la Provincia para el regreso del Archivo al Ayuntamiento: "Con fecha diez de diciembre, hizo presente a Vuestra Señoría esta Justicia y Ayuntamiento la necesidad de trasladar los papeles del Archivo General que son de volumen y consideración, desde el Convento de los Padres Agustinos donde se custodiaban por la ruina que amenazaban las casas consistoriales, a éstas ya reparadas en tiempo del referido sistema; y que su colocación material, con madera y operarios, tendría de coste unos mil reales..." Parece deducirse de estas palabras que además de la rehabilitación del lugar donde se ubicaba el Archivo se pensaba cuidar la instalación de los documentos colocándolos en estanterías de madera. En otro documento del mismo expediente se nos habla de la necesidad de organizar el Archivo de Privilegios y Protocolos que en ese momento debía ocupar una estancia diferente en la Casa Consistorial, y que a raíz de las obras se había desordenado: " Al mismo tiempo hace presente a V.S. el Ayuntamiento que hay necesidad de arreglar con buen método e inventariar el Archivo notariado de privilegios, que ha estado y se halla en un extremo de la Casa Capitular [...], se ha desorganizado y confundido de tal modo que para hallar cualquier papel es necesario revolverlo todo a costa de mucho tiempo y trabajo". En cualquier caso parece que ya en esta época existe una gran preocupación por el fondo del Archivo que se traduce en hechos y medidas para asegurar su conservación. Así mismo, se conserva en el Archivo una petición de 1819 para que se "prohiba vivir al lado de la casa del Archivo por presumir que hay riesgo de incendio y peligro para dicho Archivo", por la fecha suponemos que tal petición se refiere a la época en que el Archivo fue custodiado en el Convento de Agustinos.
En 1833 mediante una nueva división provincial Chinchón queda definitivamente en la Provincia de Madrid. En 1834 se subdividen las provincias españolas en partidos judiciales; desde entonces fue compuesto el Partido Judicial de Chinchón, dependiente de la Audiencia Territorial y Provincia de Madrid y formado por dieciséis municipios a cuya cabeza estaba Chinchón, esta nueva organización también quedará reflejada en los documentos que forman el Archivo Histórico.
Los documentos del Archivo reflejan que en el siglo XIX son muy abundantes las consultas que se realizan al Archivo, así son frecuentes las peticiones de consultar el catastro o mirar escrituras. Durante el S. XIX fue de especial importancia en Chinchón la Sociedad de Cosecheros, fundada en 1845 y formada por todos los vecinos que elaboraban vino, vinagre y aguardiente. Una parte de los ingresos de la Sociedad se dedicaba a obras públicas. Bajo sus auspicios se realizaron importantes obras en Chinchón. La Sociedad de Cosecheros desaparecerá en la primera mitad el S. XX, pasando todas sus propiedades al Ayuntamiento, así como sus documentos, que se unirán al fondo del Archivo Histórico.
En 1916 Alfonso XIII concede a Chinchón el título de "Ciudad", y en 1926 concede al Ayuntamiento el tratamiento de "Excelencia" por su constante adhesión a la monarquía. Estos títulos se conservan también en el Archivo Histórico de Chinchón.
Entre los años 1924 y 1925 el archivo fue reorganizado, rescatándose y agrupandose los documentos que "en el mayor desorden barajados y cubiertos por el polvo de centurias, aún se conservaban en diversas dependencias de la Casa Concejil". Esta tarea fue llevada a cabo por el Secretario del Ayuntamiento Paulino Álvarez Laviada y el teniente de Alcalde Narciso del Nero. Éstos clasificaron parte de los documentos en 299 legajos, sin embargo ésta organización no se ha conservado, aunque sí conservamos parte del inventario que realizaron. Hicieron un valiosa clasificación por tipos documentales y además elaboraron un índice de materias como apoyo a la organización básica. Sin embargo la organización actual fue llevada a cabo por el Servicio de Archivos de la Diputación Provincial de Madrid, entre los años 1974 y 1981, a instancias del vicepresidente de la Diputación don Enrique Castellanos y bajo la dirección de la archivera bibliotecaria doña Rosario Bienes. Para ello se contó con la colaboración del Archivo Histórico Nacional que ayudó en el tratamiento y restauración de algunos documentos. El traslado bajo la custodia de la Diputación de Madrid se produjo a raíz de las obras de remozamiento de la Casa Consistorial, que se produjo entre los años de 1974 - 1978. Se habilitó un buen depósito para el Archivo en la última planta del edificio del Ayuntamiento, con puerta blindada y cortafuegos así como ventanas blindadas. Una vez finalizada la habilitación de este local los documentos regresaron a la Casa Consitorial. El Archivo quedó instalado en 1734 cajas de archivo (170 m.l.). Como instrumento de recuperación se elaboró un catálogo mecanografiado en fichas de cartulina, organizado según el cuadro de clasificación que habían creado y cronológicamente. También se elaboró otro catálogo topográfico donde los diecisiete mil documentos que se catalogaron aparecen ordenados según su instalación en las cajas. El cuadro de clasificación adoptado por la Diputación de Madrid, junto con las fechas extremas de cada sección y subsección, aparece reflejado en la sección de "contenido".En realidad no es un cuadro que responda a una clasificación plenamente archivística. Refleja el modo de trabajo de la época en que se realizó.
En 1995 nuevamente se plantea reestructuración y rehabilitación de la Casa Consitorial. Sin embargo en esta ocasión se decide no ubicar en ella el local para el Archivo Histórico. Se planea ubicarlo en otro edificio, y así cuando en 1998 las dependencias municipales regresan a la Casa Consitorial en la Plaza Mayor, el Archivo Histórico permanece en el lugar provisional en que se había depositado.
En el año 2001 comienzan las obras de habilitación del nuevo local de archivo histórico, que finalizan en mayo de 2002. Los documentos son trasladados a este nuevo local, y en enero de 2003 al nuevo Archivo Histórico se abre al público. El archivo está ubicado en la última planta de un edificio construido en 1990, en principio pensado para viviendas, pero finalmente utilizado para albergar un gran número de servicios municipales. Su excelente ubicación hacen de este edificio un buen lugar para la instalación del archivo.
El Ayuntamiento de Chinchón también cuenta con otra fase de archivo llamada Archivo administrativo o central. En general, en él se conservan documentos posteriores a 1970, aunque hay algunos anteriores que se prevé transferir en breve al Archivo Histórico. Actualmente el Archivo Central está formado por mil trescientas cajas de archivo definitivo. Recientemente el inventario de este archivo ha sido volcado en una base de datos con el objetivo de facilitar las búsquedas de documentos.
- Historia de la custodia de los documentos: Los documentos han permanecido siempre bajo titularidad de su organismo productor, el Ayuntamiento de Chinchón. Entre 1974 y 1981 fueron custodiados por la Diputación Provincial de Madrid que en ese período realizó la labor de catalogación e inventario de los fondos.
- Forma de ingreso: Entre los años1924 y 1925 el archivo fue organizado por primera vez, rescatándose y agrupandose los documentos que "en el mayor desorden barajados y cubiertos por el polvo de centurias, aún se conservaban en diversas dependencias de la Casa Concejil". (Nero, Narciso del. Prólogo a Chinchón desde el S. XV). Posteriormente el Servicio de Archivos de la Diputación de Madrid completó esta labor. Por lo tanto no se ha producido nunca una transferencia desde las oficinas municipales en el sentido archivísitico del término.